2.4 采购管理全流程实操问答
Q1：如何新建采购订单？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 采购订单 → 新增
解答：选择对应供应商，勾选需要采购的商品，填写对应数量、单价以及约定交货日期，保存单据即可完成采购订单创建。采购订单主要用于记录企业采购订货计划、跟踪供应商到货进度，属于预约类单据，不会实际增减仓库库存数据，不参与库存核算。
Q2：采购订单会增加库存吗？
解答：采购订单不会改变任何库存数据，仅作为企业向供应商下达的订货预约凭证，用于记录订货需求、跟踪到货进度。只有采购订单生成采购入库单并审核完成后，系统才会自动增加对应仓库库存。
Q3：采购订单生成入库单后，可以删除原订单吗？
解答：可以删除，但需先删除所有引用该订单生成的采购入库单。系统为保障数据关联完整性，存在关联单据时禁止直接删除原订单，解除单据关联后即可正常删除、修改订单。
Q4：采购订单支持上传附件、在线预览吗？
解答：支持单据附件上传与在线预览功能。在采购订单列表选中对应单据，可上传PDF、Excel、图片、合同文件等各类附件，上传后永久留存、支持在线预览，方便归档采购合同、报价单、对账凭证，实现业务凭证全程留痕。
Q5：采购单据编码如何设置？支持自定义原生单号吗？
解答：系统默认采用「前缀+年月日+序号」的唯一编码规则（如CGD20251114006），单号永不重复。同时支持自定义编码格式，适配企业原有编码规范，企业原生采购单号、入库单号可填写至【原始编号】字段留存归档，兼顾系统标准化与企业原有台账习惯。
Q6：采购订单如何分批入库？
操作导航路径：采购订单列表 → 选中单据 → 【生成入库单】
解答：软件完美支持采购订单一单多批入库，原始采购订单可多次生成入库单。供应商分次送货时，仅需填写本次实际到货数量，系统自动实时记录已入库数量、未到货余量，无需修改、重做原订单，适配长期分批供货、按需到货的采购场景。
Q7：如何制作采购退货单？可引用原入库单吗？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 采购退货 → 新增
解答：采购退货单支持手动新增，也可直接引用原有采购入库单快速生成退货单据，操作便捷高效。退货单据审核完成后，对应仓库库存自动增加退回货品，同时自动冲减对应供应商的应付账款，账货同步更新。
Q8：采购付款单有什么作用？会影响库存和应付款吗？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 付款单
解答：付款单用于精准记录企业对供应商的付款转账行为，可直接抵扣对应供应商的应付账款，不会改动任何库存数据。支持预付款、应付款等多种付款类型，可自定义付款类目，完整留存采购资金流水记录，方便财务核算对账。
Q9：采购收票管理有什么作用？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 收票管理
解答：收票管理功能用于统一归档、管理供应商增值税发票、普通发票，系统自动统计采购总货款、已开票金额、未开票金额、开票比例，帮助财务精准管控进项发票、核对税务数据、规避开票漏洞。
Q10：补录以前的供应商欠款怎么操作？应付挂账和付款冲账有什么区别？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 应付记账
解答：企业新上线系统时，普遍存在历史供应商欠款未录入的问题，软件通过两个专属财务功能适配新旧账衔接：1、应付记账（应付挂账）：专门用于补录历史欠款、手动新增应付账款，操作后增加供应商欠款余额，补齐前期未入账货款；2、付款单（付款冲账）：用于后续给供应商转账付款，操作后减少欠款余额，抵扣应付账款。两项操作仅影响财务对账数据，不改动库存，完美解决新旧账套衔接、历史欠款对账难题。
Q11：如何查询供应商应付账款和明细对账单？
操作导航路径：左侧导航 → 采购管理 → 应付账款查询
解答：在应付账款查询页面，可实时查看所有供应商的欠款余额、每一笔往来明细、未结单据、对账记录，支持按时间段精准筛选、一键导出专属供应商对账单，极大简化月底财务结算、对账核对工作。
