电子档案管理的职责与电子档案归档要求

信息化时代的发展，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。办公自动化的进一步发展和深化，过去用纸墨、照像等形成和传递的公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，在当前的企业管理中，大部分都实用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件档案。具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案当然要有档案保管部门保存。

档案管理部门在保存电子档案时应制定管理体制并明确部门职责 ：

1、电子文件档案形成，相关部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 

2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 

3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。 

4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。

      电子档案文件形成，管理部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。 归档电子文件应按"件"进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要章程的历次修改稿等。 同一宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构或保管期限-年度-机构等分类方案进行分类。 按电子文件类别代码相对集中的组织存储载体。