档案管理系统-档案过程管理

2.1 档案过程管理

【档案过程管理】

档案借阅：详细记录档案借出及还入的情况。

档案转移：详细记录档案移交转移的情况。

档案鉴定：详细记录档案鉴定的情况。

档案销毁：详细记录档案销毁的情况。

档案借阅功能作用

现在档案管理越来越细分化，稍微一不注意就容易出错，特别是对于档案任务繁多的单位，库房库存量多，借阅管理工作更是需要细心认真。档案借阅是档案日常工作中最重要的一部分。

当有人需要借阅档案时，做【档案借阅】操作。

在档案管理软件中，先选定【档案借阅】，然后点【增加】，在弹出的【档案借阅】窗口，从【档案ID】那里选中要增加增阅记录的档案，把【借出标志】选为【出库】，并把相关借阅信息录入完成后，点【确定】，会增加一条借出记录。

当档案归还时，可以选定要归还的档案借阅记录，点【编辑】，把【借出标志】选为【入库】，【实际归还日期】也登记清楚，点【确定】，即可完成档案的归还操作。

说明：档案管理系统流程版可以支持申请审批借阅功能，支持手机端APP进行申请，主要是针对纸质文档借阅申请，电子文档可以直接浏览查看。

档案转移功能的作用

档案室向档案馆或向有关单位送交需要永久或定期保存的档案，或档案馆之间送交不属于本馆保管范围档案的工作，或者档案在不同档案室或者不同分公司、部门做转移的时候，需要用到【档案转移（移交）】功能。

如下图，从【档案ID】那里选中要做【档案转移】的档案，然后把本次转移的移交日期，移交标志，原部门（单位），移交人，接收部门（单位），接收人，移交份数等信息录入完之后，点【确定】，一条档案转移记录就录入好了。

档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值进行鉴定。

很多情况下，可能是对档案价值的鉴定。通过对档案价值的鉴定，来确定档案的保存价值，从而划分档案的保管期限等。从中拣出无保存价值和保管期限到期的档案，按规定销毁或进行相应处理，这就是档案鉴定的意义所在。

档案管理软件的【档案鉴定】功能，就是把进行鉴定的档案的情况记录在案，以备查看或处理。

档案销毁是指：对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

档案管理软件里面的【档案销毁】功能是：记录对过期的档案进行的销毁工作。记录【档案编号】、【档案名称】、【销毁日期】、【销毁原因】、【销毁方式】、【销毁见证人】、【销毁状态】等信息。