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文书档案管理系统(一)
发布者:admin发布时间:2021-02-19 16:55:55阅读:106

       在现在的企事业单位日常工作当中,会有不少的文书档案需要进行管理。为了有效地对这些文书进行高效率地管理,一般来说,需要对这些文书资料进行妥善收集,然后利用文书档案管理系统对文书资料进行电子化管理,这种管理模式是比较好的。

在利用档案管理系统对文书资料进行电子化管理之前,首先需要确定文书档案管理制度。

最开始是需要对文书档案进行归档,归档有以下要求:

一、文书档案归档的基本要求:

1、  归档的文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2、  各部门应当将文书资料的收集归档工作列入文书管理人员的职责范围。

二、文书档案归档的范围:

1、  本单位在经营活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等资料。

2、  具有保存价值的本单位正式收文,发文,除正件外还应当有附件。

3、  本单位在经营活动中产生的各种文件材料,规章制度,调研材料,岗位职责等。

4、  企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

5、  归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

三、文书档案归档的具体要求:

1、  归档的文件材料要收集齐全,剔除其中不重要的材料,按照文件形成的先后顺序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

2、  归档文件必须是原件,至少有一份复制件或扫描件。

3、  归档时要有交接手续。

      4、 已经办理完毕并有保存价值的文件资料都应该有时归档,任何人不得随意留存,各部门每季度应将归档的文件资料都整理一次,造册登记,对重要的文件要标明保密等级。
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