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合同档案管理系统解决方案
发布者:admin发布时间:2021-08-16 17:33:41阅读:1

一、采用合同档案管理的目的

采用手工管理合同档案,由于涉及的部门众多,需要管理的合同也参差不齐,因此造成信息不集中,实时性不强,导致各部门协作,业务流程组建,监控制度执行方面效率不高,费时费力等问题。靠手工和普通wordexcel管理已很难满足各公司发展需要,因此,急需引进一款信息化的合同档案系统来解决这些问题。

二、企业合同档案管理的现状

目前集团多个主体,一个主体下多个一级中心、二级部门,合同产生后归档意识差,人员发生变动时,合同容易丢失及损毁。具体面临的挑战,表现在如下方面:

1)合同归档困难:由于合同数目多,参与人员多,合同归档进度的控制不统一,归档不及时、不完整,基本靠手工和普通wordexcel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导查看了解某一合同情况时存在很大障碍。

2)信息汇总困难:由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时,采用手工或EXCEL管理时,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确,

3)文档管理困难:传统纸质合同与电子版合同共存,通过excel表格管理档案,存在文档信息统计困难。对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间,对于领导的决策时间有一定的影响。

4)文档借阅困难:档案管理人员需要在大量的档案中,手动筛选文档是否保存在我部门,并缺少对合同内容的把握,不能准确地找出相应的合同文件,使得档案的利用率很低。

三、合同档案管理系统的主要功能

合同分组设置:可按实际需要来设置合同分组(分类)。

合同台账:记录合同的主要信息,相关文本信息录入。

合同文档分类设置:可按实际需要来设置合同文档或附件分组(分类)。

合同模版打印:支持WordExcel模板,按照模板打印,模板设计非常简单。

合同附件管理:可上传JPGPNGPDFWORDEXCEL,视频,音频等常用格式的文件。

合同过程管理:

合同收款计划:按各合同约定的收款时间制定收款计划。

合同收款:可直接按合同金额收款或者选定收款计划进行收款。

合同付款计划:按各合同约定的收款时间制定付款计划。

合同付款:可直接按合同金额付款或者选定付款计划进行收款。

合同执行:详细记录合同各时段的执行情况。

合同借阅:详细记录合同借出及还入的情况。

发票管理:详细记录合同的开票情况。

合同提醒:针对合同的收款,付款,合同到期等各项事务进行提醒。

合同报表:

合同管理软件首页图表:进行系统主界面,可以看到各种提醒,合同分类的图表及待处理事务。

      合同统计报表:针对合同收款,付款,执行,开票等自动统计出来的各个报表。

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