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档案管理系统-行业标准全宗卷规范
发布者:admin发布时间:2021-10-18 11:42:11阅读:3

档案管理系统-行业标准全宗卷规范

以下内容,由超易软件小编搜集整理中华人民共和国行业标准全宗卷规范92标准,搜集时间2021年。配合本文最好结合一款超级易用的档案管理系统来执行行业标准全宗卷规范,这样可以事倍功半。

一、 主题内容与适用范围

  (一) 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

  (二) 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

  (三) 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。

二、 引用标准

  (一) DA/T1-92 档案工作基本术语

  (二) GB9705-88 文书档案案卷格式


三、 全宗卷编制原则

  (一) 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

  (二) 全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

  (三) 宗卷内的文件材料,应按照其固有特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理历史面貌,以便于保管和利用。

四、 全宗卷的主要内容

  (一) 档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。

  (二) 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

  (三) 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

  (四) 档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。

  (五)档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。

  (六) 档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

  (七)档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

结合档案管理系统进行搜收集,整理,鉴定,保管,检索,利用等。可以使用超易档案管理系统,批量搜集导入整理操作。

五、 全宗卷的整理

  (一) 全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量多的可设分卷。

  (二) 整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料完整程度及保存价值,对有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

  (三) 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。

  (四) 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。(图略)

  (五) 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm,其高度可根据需要分别设置30mm40mm的规格。卷盒面、脊印全宗卷三字,并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。

六、 全宗卷的管理

  (一) 档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷,并在全宗号后加横短和分卷序号,如:50-150-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。

  (二) 馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的,可按部门分别排序,编制全宗卷目录,相对集中保管。

  (三) 档案室和馆藏全宗极少的档案馆,其形成的全宗卷,可置于每个全宗排列的卷首。

  (四) 全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。

 

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