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合同管理系统设计
发布者:admin发布时间:2022-12-28 16:27:42阅读:4


一、 合同编号防重

       合同信息下合同原始编号字段做防重验证,在合同基本信息里面,要求合同编号唯一,不能重复,出现重复合同管理系统需要提醒并且不保存。

二、合同数据导入

按照数据的逻辑关系将业务历史合同数据进行有序地导入至合同管理系统数据库中。

1)  有关业务基础数据导入

将有关客户和供应商的字段导入到“客户信息”和“供应商信息”模块中并自动生成唯一的客户编号和供应商编号以供合同信息中引用选择。

2) 有关合同信息数据导入

将有关合同的字段导入到“合同信息”的台账中,确保合同信息的完整性。


三、合同文件归档

      合同整体资料的归档,管理所有与合同有关的文件,包括合同原稿、授权委托、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行中的各种文书等纸质和电子版文件,避免因遗失或未存档导致的合同风险。

四、合同结算安排

       通常,我们的合同金额都不会一次性结清,合同签订后,我们就可以根据合同执行情况做出金额结算安排,估计出每次收款或付款的时间和金额,做好收款计划和付款计划。系统自动扫描收付款计划的结算日期作为合同提醒的依据,提醒做好合同结款准备。

五、合同实际结算

      合同管理系统记录每次结款的真实情况;系统自动将本次结款金额与对应的结算安排金额进行比较,提示该收付款计划是否结清,结清的结算安排系统就不再进行结算提醒了。

六、合同执行进展 

      由于合同的执行时间很长,合同签订后,我们就可以做出相应的合同执行安排,估计出某时间段做完某项任务。系统自动扫描预期进展中的进展日期作为合同收付款提醒的依据,提醒用户某项任务是否完成。

七、合同结算发票 

      记录合同每次开票金额和收发票金额,并能在合同中心下统计出对某个合同的已开票金额和已收票金额。

八、合同项目信息

       项目信息是对合同进行多项目管理的依据,记录项目的基本情况,它的要素包括:项目名称、项目编码、计划开始时间、计划结束时间、预算金额、项目负责人、项目类型等信息。

九、客户与供应商信息 

      客户与供应商是合同管理的重要组成部分,并能统计与某个客户或供应商签订合同份数、合同金额总计、已经付款金额和已经收款金额。

十、合同提醒

       可以对合同的收付款计划、合同重要事务等关键要素进行预警,帮助提前做好财务规划和分析决策,降低合同管理中的因延误付款带来的违约风险。

十一、易用性和友好性

(1)页面字段的自定义修改       

       合同管理软件的所有界面的字段名称都可以自己修改为和公司常用字段名称相应的名称,同时软件的每个界面附带有多个自定义字段,以备以后使用。

(2)高级查询方案

       合同管理软件提供高级查询的功能。用户可以把常用的一些字段设置查询标志,这样查询的时候可以直接在这些填充这些常用字段的值,非常方便多条件查询。


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