实施合同管理系统是一个复杂但很重要的过程,它涉及多个方面和环节。以下是实施合同管理系统大概涉及的方面:
一、合同功能需求
1.收集需求:合同管理部门负责收集和整理各部门对合同管理系统的需求,形成总的需求清单。
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2.了解现状:充分了解企业当前合同管理过程中存在的问题,如合同查找不方便、审批流程不清晰、耗费人力较多等,合同管理系统需要解决当前存在的问题。
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3.明确需求:通过需求收集并分析,明确合同管理系统的功能模块,如合同模板管理、合同审批流程设置、合同检索、合同执行情况分析、合同归档与利用等。
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二、系统选择
1.自建与外购决策:根据企业的实际情况和需求,决定是自建合同管理系统还是从软件供应商购买成熟的系统。自建虽然能够完全根据需求进行定制,但是需要投入很多人力和财力,周期很长;相对来说,外购的合同管理系统更成熟稳定,而且能更快地实现系统的上线和应用。
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2.软件供应商评估:如果选择外购方式,需要对多个供应商进行评估和比较,考虑其合同管理系统的稳定性、安全性、用户口碑、功能全面性、易用性、能否定制开发等因素。
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三、实施计划
1.制定计划:明确实施合同管理系统的时间、目标和范围。该目标应该包括提高合同管理效率、减少合同风险、提高合同审批速度等。
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2. 分配资源:确定实施所需的人力、物力、财力等,并确保资源的合理分配和有效利用。
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四、数据迁移与配置
1.数据迁移:对现有的合同数据进行整理后导入新系统,确保数据的完整性和准确性。
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2.系统配置:根据企业要求,对合同管理系统进行初始化配置和自定义设置,包括用户管理、合同台账模板、合同打印模版、合同审批流程设置、提醒功能设置等。
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五、用户培训与测试
1.用户培训:对使用系统的用户进行综合培训,介绍合同管理系统的功能模块,讲解合同管理的操作流程,并解答用户在使用过程中碰到的问题。
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2.系统测试:在系统上线前进行全面的测试,确保合同管理系统的功能和性能符合企业要求。
六、数据安全性
合同管理系统中存储了大量的合同信息,数据的安全性直接关系到企业的利益。因此,在实施合同管理系统时,数据安全性问题非常重要。我们会采取访问控制、数据加密、数据备份和恢复等措施来确保数据的安全性。
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七、持续优化:及时收集用户的反馈意见,对合同管理系统的功能和性能进行持续优化,提高系统的用户体验。
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实施合同管理系统需要以上步骤,每个步骤都不容忽视,需要谨慎对待,以确保系统的顺利实施,为企业提升经济效益。
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