档案管理系统通过智能化、信息化手段，对档案的全生命周期进行高效、安全的管理，主要包括档案的收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等环节，

超易软件小编为您总结了以下几个方面：

一、档案收集

采用多种采集方式来收集不同类型档案。例如纸质档案，可以用扫描仪进行数字化扫描，将纸质文件转化为电子文档；对于电子文件，如办公软件生成的文档、图片、音频、视频，财务系统的会计凭证、医疗系统的病历信息等，可直接上传到档案管理系统中。

二、档案分类

1.分类标准：根据档案的内容、来源、形式等特征，结合企业的管理需求和档案管理标准，分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。例如，企业可以按照年度将档案分为不同年份的档案，再在每个年度下按照部门名称进行子级分类。

2.档案编号：档案管理系统可以为档案自动分配唯一的编号，编号一般包含分类信息、时间、流水号等信息，确保档案编号的唯一性和可识别性。当然，企业也可以根据自己的实际需求来自定义设置档案编号规则。同时，系统能按照企业的需求对档案进行排序，如按档案编号、存档时间等，方便用户快速查找和浏览档案。

三、档案存储

1.存储介质：档案管理系统支持多种存储介质，包括磁盘、磁带、光盘等，一般采用磁盘存储比较多。磁盘具有读写速度快、数据访问便捷的特点，适合存档案的频繁查询和使用。

2.数据备份：为防止数据丢失，系统可以设置定期备份数据。另外还具备数据恢复功能，在遇到数据丢失或损坏的情况时，能够快速、准确地恢复档案数据，确保档案信息的完整性和可用性。

3.安全存储：要为档案存储设备提供温度、湿度、防尘、防火、防虫的环境。在网络安全方面，通过设置用户登陆密码、用户权限、加密存储、访问控制等技术，保障档案数据的安全。

四、档案查询

1.多种查询方式：提供多种查询方式，以满足用户不同的查询需求。常见的检索方式有关键词查询、组合条件查询等，支持模糊查询。例如，用户可以通过输入档案标题、关键词的某一部分进行模糊查询。

2.在线借阅与审批：用户可以在档案管理系统中提交档案借阅申请，系统自动将申请流转至设定的审批人员。审批人员根据档案的密级、借阅用途等进行审批。审批通过后，用户可以在线查阅或下载档案（对于非涉密档案）。

3.档案资料共享：档案管理系统支持将分散的档案信息整合为有用的信息。通过系统实现档案信息在企业内部的合理共享，提高档案的利用效率，为企业的管理和决策提供有力支持。

档案鉴定与销毁

4.档案鉴定管理：根据档案的保管期限和价值鉴定标准，在系统中进行档案鉴定工作。系统会定期对达到保管期限的档案进行筛选和提示，由档案管理人员对这些档案进行价值鉴定，从而判断档案是否需要继续保存或进行销毁处理。

5.档案销毁流程：对于经鉴定确定需要销毁的档案，则启用档案管理系统的销毁流程。档案管理人员记录档案销毁情况，如销毁档案的编号、标题、保管时间、保管期限等信息，并提交审批。审批通过后，按照规定的销毁方式和程序对档案进行销毁，并在系统中对销毁档案的信息进行标注和留存记录，以便日后追溯。

五、数据统计分析

1.数据统计：档案管理系统具备强大的数据统计功能，能够对档案的各项数据进行全面、准确的统计。

2.统计报表：根据统计数据，系统可以自动生成各种格式的图表和报表，为档案管理的决策提供数据支持。

以上就是关于档案管理系统如何管理档案的一些步骤，您了解了吗？