档案管理系统-档案常见问题之二

文书处理部门将办理完毕、具有查考的保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成案卷，这项工作被称为文书立卷。
文书立卷工作是一项极其重要的工作，具有深远的意义：
1、文书立卷保持了文件之间的历史联系，便于日后查找利用；
2、文书立卷有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管；
3、文书立卷有利于文件的积累，为档案工作奠定基础。

十二、文件转化为档案需要具备哪些条件？
文件转化为档案需要具备以下条件：
1、文件必须办理完毕（或叫处理完毕），即完成了文书处理程序；
2、文件需要对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值；
3、文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。

十三、办理完毕的公文什么时间归档？

归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续。

十四、机关文书档案的保管期限有几种？
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

十五、归档文件的整理原则是什么？

归档文件的整理原则是：

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间有的机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，找定不同保管期限。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

十五、怎样正确理解《归档文件整理规则》确定的归档文件整理单位“件”的概念？

《归档文件整理规则》规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

十七、什么是档案的文档一体化？有什么意义？

文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。

文档一体化的意义在于：
1、使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；
2、文档超前控制；
3、提高信息检索效率；
4、有助于科学决策；
5、提高行政效率；
6、有利用人、财、物的合理利用。

十八、档案工作的基本内容包括哪些方面？

通常说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、编研、利用和统计工作。

十九、档案与资料有何区别？

档案与资料都是重要的信息资源，但两者的形成渠道和文献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录，具有法律凭证作用和历史考查作用，而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的，只具有参考作用。

二十、什么是档案信息化建设？档案信息化建设应该遵循哪些原则？

档案信息化建设，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

档案信息化建设，是一项关系档案事业全面发展的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。

二十一、档案信息化建设目前有哪些比较好的档案管理系统推荐了？

档案管理系统目前市面上比较好的有超易档案管理系统，可以根据党政企事业不同类型的单位，设置不同的档案模板，从档案的搜集整理归档，到鉴定销毁全程生命周期管理。