为节约企事业单位办公成本,合理控制办公用品经费支出,需要对各类办公用品进行规范管理。如何对办公用品进行规范管理呢,个人觉得有以下几点:
一、库存实况
办公用品一般是由行政部门负责管理的,这就要行行政部门工作人员实时掌握办公用品的库存数量,并根据平时消耗情况制定合理的采购计划,既不过多堆积,造成资金积压,也要确保正常供应给各部门使用,不影响日常业务活动。
二、采购申请
按现有库存或各部门因工作原因对某些办公用品的需求来制定采购计划,填写《办公用品申购单》供上级领导审批。如果有应用办公用品管理系统,可以直接在系统里面提起采购申请,走采购流程审批,上级领导在办公用品管理系统里面看到,直接审批即可,实现无纸化办公。
在选择供应商时,应该货比三家,选择物美价廉的办公用品。
采购申请通过后,要及时把办公用品采购回来,补充库存。
办公用品管理软件:在线试用
三、验收入库
根据采购计划所订的办公用品到货后,行政部门应根据供应商的送货单进行验收,核对型号规格,品种,数量等是否相符,同时注意产品质量是否过关。确认好以上都没问题,方可入库。如有不合格产品 ,行政部应及时与供应商沟通,进行退货或换货。
行政部门把办公用品入库后,可以有供应商提供的有效发票及送货单,到财务部门报销采购费用。
四、领用发放
领用办公用品时,一般以部门为单位,填写《办公用品领用表》给部门主管签字后到行政部门领取。
行政部门进行办公用品的领用登记工作,记录所发放办公用品的名称,数量,型号规格,领导日期等,最后由领用人在领用表上签字。
员工离职时,已领取的文件夹,资料架,计算机等耐用品须归还行政部门。
联系电话:020-82327296 ,13570098458   QQ:52813524  515044158  
微信:13570098458 13694203350
广州市超易信息科技有限公司 广州市天河区黄村东路8号启星商务中心C区A栋3楼