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电子档案管理办法
发布者:admin发布时间:2022-12-05 16:55:51阅读:723

什么是电子档案?是指企业从事经营,管理及其他商业活动直接形成的对企业而言有保存价值的各种文档,图表,声像文件等不同形式的电子文件。

一、电子档案管理的目的

为加强企业档案管理工作,充分发挥企业档案的作用,全面提高档案管理效率,有效地保护及利用好电子档案,为企业发展经营服务。

各项目及各部门承办人员应保证项目相关文件的系统性和完整性(各种附件必须一同完整存储),项目结束后须及时归档,以免错漏或丢失。

项目负责人因工作岗位变动或离职时,应当将经办的电子档案材料移交给指定的接办人员,交接清楚各种明细,不得把档案带走或销毁。

二、电子档案管理范围

1.公司资料:资质证书、规章制度、宣传资料、合同文件等。

2.技术资料:设计规范、产品设计图、产品施工图、项目相关资料等。

3.模版资料:文字类、图纸类、程序类、视频、音频等。

4.学习资料:会议记录、各种培训资料、技能及其他拓展资料。

三、电子档案收集管理

1.须指定专门人员负责电子档案负责。档案管理职责重大,不容疏忽,因此需要专人进行管理。

2.档案材料的收集由各部门先整理好,然后移交到档案专员处进行归档,分类,编号,存入档案室。

3.一个项目由多个部门参与的,由主办部门负责人进行档案收集工作。

4.会议档案文件由行政部负责收集。

四、电子档案管理注意事项

1.按规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2.按档案归档范围和要求,将文件档案及时归档。档案的文件材料均应完整齐全。

3.档案借阅时,经批准后应由档案管理人员将资料拷贝到借阅人专用文件夹。

4.档案不得转借,须专人专用。

5.档案管理人员应遵纪守法,忠于职守,妥善保管档案,保持档案的完整与安全。

以上是关于企业电子档案管理的一些想法,大家有不同意见可以一起讨论。如果想将电子档案管理得更到位,那么一款专业的电子档案管理软件是必不可少的哦,有兴趣可以在线试用一下。

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