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如何建立电子档案
发布者:admin发布时间:2023-03-14 17:43:27阅读:520


随着企业的发展,纸质资料越来越多,要把这些资料建立成电子档案来管理,需要怎么做呢?

一、观念的转变

在大多数人的观念里,误认为电子文件不是文件档案;或者怕把纸质资料转为电子文件增加工作量而不愿承担此项工作;或者有人计算机操作不熟练,容易畏难等等。推动建立电子档案工作,要着眼实际,顺应规律,把电子档案管理纳入日常工作,建立归档制度。

二、建立的意义

随着科技发展日新月异,企业生产经营过程中必然会产生大量的电子档案。电子档案是无纸化办公的产物,在档案的检索、利用、传输、保存等方面有天然的优越性。在计算机广泛应用的数字时代,电子档案能为企业经营发挥其应有的作用!

三、电子档案管理

1、方便拷贝

拷贝是电子档案管理的第一途径,当然,是有权限的人员进行拷贝。拷贝是为了向档案使用者提供档案的原始状态,确保其使用的权威性。如果使用者不具备利用电子档案时,档案管理员可以考虑向使用者提供打印件之类的代替品。

2、直接利用

直接利用指的就有权限直接登录档案管理系,可以在档案管理系统里面直接查看。

3、文件传输

文件传输可以解决档案使用者无法到达档案所在地的问题,可以节省人力物力,也是电子档案管理的另一种主要方式。文件传输是利用互联网传送电子档案,不受地域影响。

四、建立管理制度

1、建立档案利用制度

档案使用者要查阅或利用档案原件时,必须要有档案主管领导的审批通过。此外,还要建立相应的档案利用制度,更好地满足档案利用者的需求,做到电子档案和纸质档案互补,整合档案资源,实现电子档案利用质的飞跃!

2、规范档案利用方式

为了避免可能产生的损失,要规范好档案利用方式。电子档案不能没有原则地利用,应该根据档案使用者的具体情况来定,并且依据电子档案的保密等级进行有效管理。

3、加强工作人员管理

档案工作人员必须具备很强的档案保护意识,从思想上认识到档案管理工作的重要性,从技术上确保档案管理工作的安全性,达到既能使电子档案信息最大限度地利用,又能使这些档案资源得到可靠、安全、有效的保管。

五、做好归档

    纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要,可以考虑选用一款相对实用的档案管理系统。档案管理系统对于电子档案的上传和存储,都非常友好。档案管理系统对于长久保存的电子文件,还可以定期进行备份,以防止信息损失。


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