随着档案数量的增加,传统管理方式已经无法满足现代档案管理的需求。数字化是档案管理信息化发展的大势所趋,这就要求政府和企事业单位都要实施档案管理系统。
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在实施档案管理系统过程中,有哪些难点是需要企业去克服的呢?
一、档案工作重视程度不够
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二、档案管理手段落后
许多企业的档案管理仍然停留在传统手工操作层面,缺乏现代化的管理设备和手段,而且没有利用专业的档案管理系统,导致档案无效高效管理和利用。
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三、档案管理流程不明确
档案从收集到录入需要经过多个步骤,如果档案管理流程不明确,会导致档案管理工作出现未知阻力,无法顺利开展。
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四、系统初始化工作量
随着数字化时代的到来,档案数据的来源更加广泛,包括纸质档案的数字化,收集来的各类电子文件等,这些数据格式、标准不一,给系统初始化带来了一定的工作量。
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五、档案管理人员专业素质
档案数字化对档案管理人员的专业素质提出了更高要求,需要既懂档案管理又懂信息技术的综合型人才,目前这类人才比较缺乏。
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六、数字化进程过慢
虽然数字化是档案管理的发展趋势,但许多企业缺乏资金和技术支持,没有制定档案数字化标准,导致数字化进程缓慢,工作难以推进。
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七、信息安全保障问题
电子档案信息管理具有结构复杂、储存信息多样的特点,容易遭受系统攻击、病毒入侵和恶意破坏等威胁。信息安全保障体系的建立和维护需要投入大量的人力和物力资源。
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八、法律法规不完善
我国目前虽然颁布了针对传统的档案管理工作有关的法律法规,但是档案信息化管理需要更加完善的法律法规体系来提供法律依据和保障。
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实施档案管理系统的难点涉及多方面,为了克服这些难点,需要重视档案管理系统的应用推广工作、提升档案管理人员的专业素质等,方能确保档案管理系统的顺利实施。
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