对档案进行数字化管理是现代档案管理工作的大势所趋,那么在档案管理系统数字化过程中需要注意哪些问题呢?超易软件小编认为,主要有以下几个方面:
一、准备工作
档案保管部门应确定需要数字化的档案,并对这些档案进行清点、登记、调取等前期准备工作。然后在档案管理系统中提交档案出库申请,经档案保管人员批准后,严格按照档案管理规定办理档案出库手续,清点后移交给档案数字化部门。
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二、数字化前工作:
1.扫描与编制页号:检查文件页码,如有缺失或错误需重新编制。编制页码时,应确保页码的唯一性和准确性。
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2.拆除与装订:根据档案实际情况确定是否拆除装订,如可以整本扫册则无需拆除,有需要拆除时要确保档案不受损害,扫描完后注意装订好并检查有无缺漏。
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三、确定设备及参数
1.采集设备:根据档案资料实际情况、数字化规模、计算机网络和档案管理系统存储条件等选择相应的采集设备,如扫描仪,高拍仪等。
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2.参数设置:参数设置的原则是保证采集后的数字图像或音频视频信息清晰、完整、不失真,尽可能接近档案原件。
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四、数字化处理
1.扫描和采集:按照清点好的档案排列顺序进行扫描或信息采集,形成数字图像或视频音频等文件。
2.数字化处理:对扫描或采集后的数字图像或视频音频文件进行必要的处理,如旋转、拼接、剪裁等。
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五、数据存储
1.数据挂接:通过每件档案数字文件名与档案管理系统数据库中该档案的档案号一致性和唯一性,建立起数据库与图像文件或视频音频文件的一一对应关系。
2.数据存储:建立在档案管理系统中建立数字图像的存储路径,确保数据挂接的准确性,确保数据的长期可读性和安全性。
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六、验收和移交
1.验收内容:档案数字化成果验收对象包括数字图像或视频音频文件、档案目录、数字化工作文件、存储载体等。
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2.移交管理:验收合格后,将数字化成果移交至档案管理部门进行存储和利用。移交过程中在档案管理系统中做好交接登记,确保数字化成果的完整性和安全性。
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七、安全管理
1.流程安全管理:加强对档案数字化工作的全流程安全管理,必须对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份,以防数据丢失或损坏。
2.人员管理:加强对数字化工作人员的管理,确保他们具备必要的专业技能和保密素质,防止信息泄露。
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档案管理系统数字化过程中需要注意的问题涉及多个方面,只有全面考虑并妥善处理这些问题,才能确保数字化工作的顺利进行和档案管理的高效化。
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