档案管理系统中的档案鉴定工作是确保档案价值、优化档案资源、保障档案安全与合理利用的重要工作。
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档案鉴定是按照企业制定好的流程来开展工作的,主要有以下方面:
一、档案鉴定准备
1.建立鉴定小组:由档案部门负责人、档案管理人员及相关人员等组成鉴定小组,确保鉴定工作的专业性和全面性。在大型企业的档案管理系统中,鉴定小组可能包括档案室主任、各部门档案管理员以及外部聘请的档案专家等成员。
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2.制定鉴定计划:明确档案鉴定的时间、范围、方法和步骤。例如是对某一年度的所有档案进行全面鉴定,还是针对特定类型如合同档案、财务档案进行抽样鉴定?制定好档案鉴定的时间范围,安排好每个阶段的工作进度。
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3.收集档案资料:收集档案的来源、形成背景、利用情况等信息,为鉴定工作提供依据,掌握档案的整体情况和档案的价值所在。
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二、实施档案鉴定
1.简单筛查:根据档案的外观、清洁度、完整性等进行简单筛查,去除明显无保存价值的档案。纸张严重破损、字迹模糊无法辨认、档案内容重复、无实际意义等的档案,均去除。
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2.价值鉴定:根据档案鉴定标准和方法,对档案的内容价值、凭证价值、参考价值等进行深入分析分析。
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3. 鉴定审核:鉴定小组对初步鉴定结果进行审核,确保鉴定结论的全面和准确性,并把鉴定结果记录到档案管理系统中。对于有争议的档案鉴定结果,要组织档案管理相关人员进行复议,再下结论。
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三、鉴定结果处理
1.确定保管期限:根据档案鉴定结果来确定档案的保管期限,一般分为永久、30年、10年等。企业的营业执照、开户许可证等具有长期凭证价值的档案,应永久保存;一些临时性的单位公告、会议通知等,可根据其实际利用价值确定为相应的定期保存期限,把这些档案保管期限对应地登记到档案管理系统中。
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2.制作鉴定报告:对鉴定工作进行总结,制作相应的鉴定报告,包括档案鉴定的基本情况、鉴定方法、鉴定结果、处理意见等。
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3.档案存储:按照鉴定结果对档案进行存储。需要永久保存的档案,及时整理、编写目录、放进档案库,同时在档案管理系统中进行登记;对于有保存期限的档案,到期后进行在档案管理系统中进行再次鉴定,如无继续保存价值,可在系统中提交销毁申请,通过审批后进行销毁。对于需要继续保管的档案,要及时更新档案管理系统的保管期限和其他相关信息。
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以上就是档案管理系统的鉴定流程,做好档案鉴定工作,才能更好地为企业的生产经营服务。
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